Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB)
Ein Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) ist eine Person, die in einer medizinischen Einrichtung, wie beispielsweise in Krankenhäusern, Arztpraxen oder Pflegeeinrichtungen, für die Implementierung, Überwachung und Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems (QMS) verantwortlich ist. Der QMB agiert als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass die Qualitätsziele der Einrichtung erreicht werden.
Definition
Ein Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) im Gesundheitswesen ist für die Implementierung, Überwachung und Optimierung des Qualitätsmanagementsystems einer Einrichtung verantwortlich. Er führt interne Audits durch, schult Mitarbeitende, berichtet an die Führungsebene und fördert die Patientensicherheit.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Die Aufgaben eines QMB sind umfassend und komplex. Sie lassen sich in mehrere zentrale Bereiche unterteilen, die im Folgenden detailliert beschrieben werden:
Entwicklung und Implementierung des Qualitätsmanagementsystems
Eine der primären Aufgaben des QMB ist die Entwicklung und Implementierung eines QMS, das den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Einrichtung gerecht wird. Hierbei handelt es sich nicht nur um die Einführung standardisierter Prozesse, sondern auch um die Anpassung dieser Prozesse an die individuellen Gegebenheiten und Herausforderungen der Einrichtung. Der QMB muss sicherstellen, dass das QMS alle relevanten Normen und Standards, wie beispielsweise die ISO 9001 oder die DIN EN 15224, erfüllt.
Dokumentation und Prozesssteuerung
Ein wesentlicher Aspekt des QMS ist die detaillierte Dokumentation aller Prozesse. Der QMB ist dafür verantwortlich, dass sämtliche Abläufe und Verfahren lückenlos dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden. Dies umfasst die Erstellung von Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Qualitätsberichten. Die Prozesssteuerung beinhaltet die Überwachung und Anpassung dieser Abläufe, um sicherzustellen, dass sie den Qualitätsanforderungen entsprechen und effizient durchgeführt werden.
Durchführung interner Audits
Interne Audits sind ein unverzichtbares Instrument des Qualitätsmanagements. Der QMB plant und führt diese Audits durch, um die Einhaltung der festgelegten Standards zu überprüfen. Hierbei werden Schwachstellen identifiziert, die anschließend durch gezielte Maßnahmen behoben werden. Der Auditprozess umfasst die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Audits sowie die Dokumentation der Ergebnisse und die Kommunikation der Erkenntnisse an die relevanten Abteilungen.
Schulung und Sensibilisierung
Ein zentrales Element der Arbeit des QMB ist die Schulung des medizinischen Fachpersonals. Dies beinhaltet die regelmäßige Fortbildung in den Bereichen Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung und Patientensicherheit. Der QMB entwickelt Schulungsprogramme und führt diese durch, um das Bewusstsein für Qualitätsfragen zu schärfen und die Mitarbeitenden in die Lage zu versetzen, die QM-Prozesse effektiv umzusetzen. Schulungen können sich auf spezifische Themen wie Hygienevorschriften, Notfallmanagement oder die korrekte Dokumentation von Behandlungsprozessen beziehen.
Risiko- und Fehlermanagement
Das Risiko- und Fehlermanagement ist ein weiterer entscheidender Bereich des Qualitätsmanagements. Der QMB ist dafür verantwortlich, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und präventive Maßnahmen zu entwickeln, um das Auftreten von Fehlern zu minimieren. Im Falle eines Vorfalls muss der QMB die Ursachen analysieren und Maßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Fehler implementieren. Ein effektives Fehlermanagementsystem trägt wesentlich zur Patientensicherheit bei und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse.
Qualitätsberichte und Kommunikation
Der QMB erstellt regelmäßige Qualitätsberichte, die einen Überblick über den Status des QMS, durchgeführte Audits, identifizierte Schwachstellen und ergriffene Maßnahmen geben. Diese Berichte dienen als Grundlage für strategische Entscheidungen der Geschäftsführung und helfen dabei, die Qualität der Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Der QMB fungiert als Verbindungsglied zwischen der operativen Ebene und der Geschäftsführung und sorgt dafür, dass Qualitätsfragen auf höchster Ebene berücksichtigt werden.
Koordination externer Audits und Zertifizierungen
Neben den internen Audits ist der QMB auch für die Vorbereitung und Begleitung externer Audits und Zertifizierungen verantwortlich. Dies kann beispielsweise die Vorbereitung auf eine ISO-Zertifizierung oder die Einhaltung spezieller medizinischer Standards umfassen. Der QMB koordiniert die Zusammenarbeit mit externen Prüfern und sorgt dafür, dass alle notwendigen Unterlagen und Nachweise verfügbar sind.
Bedeutung im Gesundheitswesen
Die Rolle des QMB hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen, da die Anforderungen an die Qualität im Gesundheitswesen stetig steigen. Es geht nicht nur darum, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern auch darum, das Vertrauen der Patienten und Angehörigen zu stärken, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen und das Risiko für Fehler und Behandlungsfehler zu minimieren.
Ein gut funktionierendes Qualitätsmanagementsystem kann außerdem dazu beitragen, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit einer Einrichtung zu steigern, indem es klare Strukturen und Prozesse etabliert. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Patientenversorgung und die Zufriedenheit aller Beteiligten aus.
Anforderungen
Um die anspruchsvolle Rolle eines QMB erfolgreich ausfüllen zu können, sind umfassende Qualifikationen und Fähigkeiten erforderlich:
Fachliche Kompetenz
Der QMB muss über fundierte Kenntnisse im Bereich Qualitätsmanagement verfügen. Dies umfasst sowohl die theoretischen Grundlagen des QM als auch praktische Erfahrungen in der Implementierung und Pflege von QMS. Kenntnisse der relevanten Normen und Standards, wie der ISO 9001, der DIN EN 15224 oder anderer spezifischer Richtlinien im Gesundheitswesen, sind unerlässlich.
Medizinisches Fachwissen
Obwohl der QMB primär im Bereich des Qualitätsmanagements tätig ist, sind grundlegende Kenntnisse der medizinischen Abläufe und der speziellen Anforderungen im Gesundheitswesen von Vorteil. Dies ermöglicht ein tieferes Verständnis der Prozesse und erleichtert die Kommunikation mit dem medizinischen Personal.
Kommunikationsfähigkeit
Eine der wichtigsten Fähigkeiten eines QMB ist die Fähigkeit zur effektiven Kommunikation. Der QMB muss in der Lage sein, komplexe Sachverhalte verständlich zu vermitteln und Mitarbeitende auf allen Ebenen für Qualitätsfragen zu sensibilisieren. Dies erfordert sowohl schriftliche als auch mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, in verschiedenen Kontexten, sei es in Meetings, Schulungen oder bei der Berichterstattung, überzeugend zu argumentieren.
Analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeit
Der QMB muss in der Lage sein, Prozesse und Abläufe kritisch zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln. Diese Fähigkeit ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung des QMS und die effektive Umsetzung von Qualitätsmaßnahmen.
Durchsetzungsvermögen und Führungsqualitäten
In vielen Fällen ist der QMB dafür verantwortlich, Veränderungen im Unternehmen durchzusetzen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die neuen Prozesse und Standards akzeptieren und umsetzen. Dies erfordert ein hohes Maß an Durchsetzungsvermögen sowie die Fähigkeit, andere zu motivieren und zu führen.
Engagement für kontinuierliche Verbesserung
Ein QMB muss sich kontinuierlich weiterbilden und auf dem neuesten Stand der Entwicklungen im Qualitätsmanagement und im Gesundheitswesen bleiben. Dies erfordert eine hohe Eigenmotivation und das Engagement, stets nach Verbesserungspotenzialen zu suchen.
Herausforderungen
Die Arbeit als QMB im Gesundheitswesen ist anspruchsvoll und mit zahlreichen Herausforderungen verbunden:
Umgang mit Widerstand und Veränderungsmanagement
Eine der größten Herausforderungen für einen QMB ist der Umgang mit Widerständen gegenüber Veränderungen. Mitarbeitende können neuen Prozessen und Standards skeptisch gegenüberstehen, insbesondere wenn diese mit zusätzlichem Aufwand verbunden sind. Der QMB muss daher nicht nur die fachlichen, sondern auch die psychologischen Aspekte des Veränderungsmanagements beherrschen. Es gilt, das Vertrauen der Mitarbeitenden zu gewinnen und sie für die Vorteile der Veränderungen zu sensibilisieren.
Hohe Verantwortung und Druck
Der QMB trägt eine große Verantwortung für die Qualität der Patientenversorgung. Fehler oder Mängel im Qualitätsmanagement können schwerwiegende Konsequenzen haben, sowohl für die Patienten als auch für die Einrichtung. Der damit verbundene Druck erfordert ein hohes Maß an Stressresistenz und die Fähigkeit, auch in kritischen Situationen einen klaren Kopf zu bewahren.
Dynamische Anforderungen und kontinuierliche Anpassung
Das Gesundheitswesen ist einem ständigen Wandel unterworfen, sei es durch neue gesetzliche Vorgaben, medizinische Fortschritte oder sich verändernde Patientenanforderungen. Der QMB muss flexibel und anpassungsfähig sein, um auf diese Veränderungen zu reagieren und das QMS entsprechend anzupassen. Dies erfordert eine kontinuierliche Weiterbildung und die Bereitschaft, sich neuen Herausforderungen zu stellen.
Chancen zur Mitgestaltung und Einflussnahme
Trotz der Herausforderungen bietet die Rolle des QMB auch zahlreiche Chancen. Der QMB hat die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung der Prozesse innerhalb der Einrichtung mitzuwirken und positive Veränderungen zu bewirken. Durch die Implementierung eines effektiven QMS trägt der QMB dazu bei, die Patientensicherheit zu erhöhen, die Effizienz der Abläufe zu steigern und die Qualität der Versorgung zu verbessern.
Besondere Qualitätsmanagementbeauftragte
Neben den allgemeinen Qualitätsmanagementbeauftragten gibt es oft spezielle Beauftragte für bestimmte Bereiche des QM, die besondere Kenntnisse und Fähigkeiten erfordern:
- Hygienebeauftragte
- Verantwortlich für die Einhaltung und Überwachung der Hygienestandards.
- Entwickeln und aktualisieren Hygienerichtlinien und -protokolle.
- Schulen das Personal in den relevanten Hygienemaßnahmen.
- Datenschutzbeauftragte
- Sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden.
- Überwachen den Umgang mit Patientendaten und schulen das Personal im Bereich Datenschutz.
- Führen regelmäßige Datenschutz-Audits durch und melden Verstöße an die zuständigen Behörden.
- Risikomanagementbeauftragte
- Entwickeln Strategien zur Identifikation und Minimierung von Risiken in der Patientenversorgung.
- Analysieren Behandlungsfehler und entwickeln Maßnahmen zur Vermeidung künftiger Zwischenfälle.
- Führen Risikobewertungen durch und aktualisieren Risikomanagementpläne.
Zusammenfassung
Der Qualitätsmanagementbeauftragte spielt eine zentrale Rolle in der Sicherstellung und Verbesserung der Qualität im Gesundheitswesen. Durch seine Arbeit trägt er maßgeblich dazu bei, die Patientensicherheit zu erhöhen, die Arbeitsprozesse zu optimieren und die Einrichtung auf ein hohes Qualitätsniveau zu heben. Für medizinisches Fachpersonal ist es wichtig, die Funktion und Aufgaben eines QMB zu verstehen, da deren Arbeit direkten Einfluss auf den Alltag in medizinischen Einrichtungen hat. Das Verständnis und die Unterstützung durch das gesamte Team sind unerlässlich, um die Ziele des Qualitätsmanagements zu erreichen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.
Quellen
- Hensen, P. (2023) Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen: Grundlagen für Studium und Praxis. 3. Aufl. Wiesbaden: Springer Gabler.
- Bundesärztekammer (BÄK), 2022. Qualitätsmanagement in der Arztpraxis und im Krankenhaus. [online] Verfügbar: https://www.bundesaerztekammer.de/fileadmin/user_upload/_old-files/downloads/pdf-Ordner/Weiterbildung/aerztliches_Qualitaetsmanagement.pdf [Zugriff: 20. August 2024].
- Deutsche Gesellschaft für Qualitätsmanagement in der Gesundheitsversorgung (DGQMG), 2021. Handbuch Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen. 3rd ed. Berlin: DGQMG.
- Pfohl, M., 2020. Qualitätsmanagement in der Medizin: Ein praxisorientierter Leitfaden. München: Springer.
- Schreyögg, J. and Busse, R., 2019. Health Technology Assessment im Qualitätsmanagement des Gesundheitswesens. In: Schreyögg, J. and Busse, R., eds. Gesundheitsökonomie: Einführung und Vertiefung. 6th ed. Berlin: Springer, pp. 234-259.
- Walther, J. and Müller, M., 2023. Qualitätsmanagement in Gesundheitsberufen: Grundlagen und Praxis. Wiesbaden: Springer Fachmedien.